Trong xu thế hội nhập hiện nay, đặc biệt Việt Nam đã trở thành thành viên chính thức của WTO, tự do hoá thương mại đang là vấn đề cần thiết của các quốc gia. Các doanh nghiệp của Việt Nam nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường đòi hỏi phải giảm chi phí từ các khâu sản xuất đến phân phối cho người tiêu dùng nhằm hạ giá thành sản phẩm. Việc quản lý sản phẩm hàng hoá bằng mã số mã vạch sẽ là làm tăng năng suất và hiệu quả trong quá trình phân phối và bán hàng. Chính vì vậy việc đăng ký mã số mã vạch là cần thiết của các doanh nghiệp.

Mã số mã vạch là một trong những cách nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động các đối tượng như sản phẩm, hàng hóa, tổ chức… dựa trên nguyên tắc đặt, ấn định một mã số (hoặc chữ số) cho đối tượng cần quản lý và thể hiện mã số đó dưới dạng mã vạch để thiết bị quét mã có thể đọc được.

1. Lợi ích của việc đăng ký mã số, mã vạch cho sản phẩm

- Phân biệt sản phẩm của doanh nghiệp với sản phẩm của doanh nghiệp khác
- Tạo thuận lợi và tăng năng suất hiệu quả của việc buôn bán và quản lý hàng hóa giúp nhanh chóng tính tiền, xuất hóa đơn phục vụ khách hàng
- Tiết kiệm thời gian trong khâu kiểm kê, tính toán
- Đảm bảo tính chính xác nhờ sử dụng mã vạch. Người bán hàng sẽ phân biệt các loạl hàng hóa sản phẩm giống nhau, tránh nhầm lẫn khi tính giá, phục vụ khách hàng tốt hơn
- Khách hàng sử dụng sản phẩm có thể thông qua mã vạch biết được nguồn gốc sản phẩm
- Phục vụ cho hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa sản phẩm
- Phục vụ cho hoạt động trao đổi dữ liệu điện tử (EDI)

2. Các loại mã số mã vạch hiện nay

a) Mã số EAN-13
Mã vạch EAN-13 gồm 13 chữ số có cấu tạo như sau:
từ trái sang phải
+ Mã quốc gia: hai hoặc ba con số đầu
+ Mã doanh nghiệp: có thể gồm từ bốn, năm hoặc sáu con số
+ Mã mặt hàng: có thể là năm, bốn, hoặc ba con số tùy thuộc vào mã doanh nghiệp
+ Số cuối cùng là số kiểm tra

a) Mã số EAN-8
Mã EAN-8 gồm 8 chữ số và có cấu tạo như sau:
+ Ba số đầu là mã số quốc gia giống như EAN-13
+ Bốn số sau là mã mặt hàng
+ Số cuối cùng là số kiểm tra
Mã số EAN-8 chỉ sử dụng trên những sản phẩm có kích thước nhỏ, không đủ chỗ ghi mã EAN-13 (ví dụ như thỏi son, chiếc bút bi).

3. Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch sản phẩm

- Bản đăng ký sử dụng mã số mã vạch theo mẫu quy định;
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Bản sao) hoặc Quyết định thành lập (Bản sao);
- Bản sao y Giấy phép kinh doanh;
- Bảng đăng ký danh mục sản phẩm mã GTIN theo mẫu quy định;
- Phiếu đăng ký thông tin cho Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Việt Nam theo mẫu quy định;
- Danh sách sản phẩm.

4. Thủ tục đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ làm thủ tục đăng ký mã số mã vạch

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng Việt Nam
Không quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, hồ sơ sẽ được chuyển đến cơ quan có thẩm quyền để thẩm định.

Bước 3: Thẩm định hồ sơ trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm.

Bước 4: Cấp giấy chứng nhận sử dụng mã số mã vạch

Trong trường hợp hồ sơ hợp lệ, Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng cấp mã số; vào sổ đăng kí và lưu vào ngân hàng mã số quốc gia và cấp Giấy chứng nhận sử dụng mã số mã vạch.

Trong trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ yêu cầu chủ thể đăng ký mã số mã vạch hoàn thiện.