Trong bối cảnh công nghệ ngày càng phát triển, dữ liệu cá nhân được xem là một tài sản quan trọng nhưng cũng dễ bị tổn thương bởi các nguy cơ mất an toàn thông tin. Nghị định 13/2023/NĐ-CP đã được ban hành như một khung pháp lý nhằm bảo vệ quyền riêng tư và an ninh dữ liệu cho người dân Việt Nam. Việc hiểu rõ các quy định này không chỉ giúp chúng ta bảo vệ quyền lợi cá nhân mà còn đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật. Bài viết này sẽ tập trung phân tích 06 nội dung cốt lõi mà mọi cá nhân và tổ chức cần lưu ý khi thực hiện bảo vệ dữ liệu cá nhân theo Nghị định 13.
06 nội dung cần lưu ý khi xử lý dữ liệu cá nhân theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP
1. Hiểu rõ các loại dữ liệu cá nhân cần xử lý
Theo Nghị định 13, dữ liệu cá nhân được chia thành hai loại: (i) dữ liệu cá nhân thông thường và (ii) dữ liệu cá nhân nhạy cảm.
- Dữ liệu cá nhân thông thường bao gồm các thông tin cơ bản như họ tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại hoặc nghề nghiệp; nơi sinh, nơi đăng ký giấy khai sinh; hình cả của mỗi cá nhân; mã số thuế; mã số định danh cá nhân; số hộ chiếu/CCCD/Bằng lái xe…
- Trong khi đó, dữ liệu cá nhân nhạy cảm bao gồm những thông tin mang tính chất đặc thù như hồ sơ sức khỏe, đời sống tình dục, dấu vân tay, quét võng mạc, lý lịch tư pháp, hoặc thông tin liên quan đến tôn giáo và chính trị. Việc phân loại này giúp xác định rõ ràng mức độ quan trọng của từng loại dữ liệu để áp dụng các biện pháp bảo vệ phù hợp.
2. Nguyên tắc xử lý dữ liệu cá nhân
Một trong những nội dung quan trọng nhất của Nghị định 13 là yêu cầu xử lý dữ liệu cá nhân phải tuân theo các nguyên tắc rõ ràng. Việc thu thập và xử lý dữ liệu phải được thực hiện đúng mục đích đã thông báo, đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp. Ngoài ra, chỉ được phép thu thập dữ liệu cần thiết để tránh lãng phí hoặc vi phạm quyền riêng tư. Những nguyên tắc này không chỉ giúp bảo vệ thông tin của cá nhân mà còn tạo dựng niềm tin từ phía khách hàng và đối tác khi dữ liệu được sử dụng một cách có trách nhiệm.
3. Quyền của chủ thể dữ liệu cá nhân
Nghị định 13 trao cho chủ thể dữ liệu quyền kiểm soát thông tin cá nhân của mình. Các quyền này bao gồm quyền được thông báo về mục đích và cách thức sử dụng dữ liệu, quyền truy cập để kiểm tra hoặc chỉnh sửa thông tin nếu có sai sót, và quyền yêu cầu xóa bỏ dữ liệu khi không còn phù hợp.
Trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP, sự đồng ý của chủ thể dữ liệu là một yếu tố quan trọng, quyết định tính hợp pháp của việc thu thập, xử lý, và sử dụng thông tin cá nhân. Đây không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn là cách để đảm bảo quyền kiểm soát thông tin của mỗi cá nhân. Tuy nhiên, khi thực hiện, cần lưu ý những điểm sau:
a. Sự đồng ý phải được đưa ra một cách rõ ràng và tự nguyện
Sự đồng ý của chủ thể dữ liệu không được ép buộc hoặc ngụ ý. Các tổ chức cần đảm bảo rằng chủ thể hiểu rõ mục đích, phạm vi, và cách thức sử dụng dữ liệu trước khi đồng ý. Việc che giấu thông tin hoặc gây áp lực để có được sự đồng ý là vi phạm quy định pháp luật.
b. Đồng ý phải cụ thể và đúng mục đích
Chủ thể dữ liệu phải được thông báo chi tiết về từng mục đích sử dụng dữ liệu và đưa ra sự đồng ý riêng biệt cho mỗi mục đích. Điều này giúp ngăn chặn việc lợi dụng dữ liệu cá nhân cho các hoạt động ngoài phạm vi mà chủ thể đã cho phép.
c. Quyền rút lại sự đồng ý
Chủ thể dữ liệu có quyền rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào. Điều này đòi hỏi các tổ chức phải xây dựng quy trình rõ ràng để tiếp nhận và xử lý yêu cầu từ chối hoặc rút lại sự đồng ý của chủ thể. Việc không tôn trọng quyền này có thể dẫn đến vi phạm pháp luật và mất niềm tin từ khách hàng.
d. Sự đồng ý dưới hình thức văn bản hoặc điện tử
Theo Nghị định 13, sự đồng ý có thể được thực hiện thông qua văn bản truyền thống hoặc phương tiện điện tử như email, biểu mẫu trực tuyến. Tổ chức cần lưu giữ bằng chứng về sự đồng ý này để tránh tranh chấp trong tương lai.
Lưu ý: Để đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản thể hiện sự đồng ý xử lý dữ liệu cá nhân của chủ thể dữ liệu thì chúng tôi khuyến nghị các doanh nghiệp nên lập văn bản xác nhận đồng ý về việc xử lý dữ liệu cá nhân với từng người lao động và cho mỗi người ký vào từng văn bản riêng mà không sử dụng một văn bản chung cho nhiều người lao động ký tên.
(Ảnh minh họa: Sự đồng ý của chủ thể dữ liệu cá nhân)
4. Thông báo và cập nhật sự thay đổi
Nếu tổ chức có bất kỳ thay đổi nào về mục đích hoặc cách thức sử dụng dữ liệu, chủ thể dữ liệu phải được thông báo kịp thời và cần có sự đồng ý lại trước khi tiếp tục xử lý dữ liệu theo mục đích mới. Điều này đảm bảo tính minh bạch và bảo vệ quyền lợi của chủ thể.
5. Biện pháp bảo mật và an toàn dữ liệu cá nhân
Để đảm bảo an toàn dữ liệu cá nhân trong môi trường số hóa, việc áp dụng các biện pháp bảo mật là điều không thể thiếu. Một số giải pháp phổ biến bao gồm mã hóa dữ liệu, xây dựng tường lửa để ngăn chặn truy cập trái phép và sử dụng công nghệ kiểm soát truy cập theo từng cấp độ. Đồng thời, việc kiểm tra và cập nhật hệ thống bảo mật định kỳ cũng đóng vai trò quan trọng trong việc phát hiện và ngăn chặn các lỗ hổng an ninh. Các biện pháp này không chỉ bảo vệ dữ liệu mà còn tăng cường niềm tin của khách hàng.
6. Quy định về xử phạt khi vi phạm bảo vệ dữ liệu cá nhân
Nghị định 13 quy định rõ các mức xử phạt đối với hành vi vi phạm bảo vệ dữ liệu cá nhân. Những hành vi như thu thập, xử lý, hoặc tiết lộ thông tin trái phép có thể bị xử phạt hành chính hoặc phải bồi thường thiệt hại cho người bị ảnh hưởng thậm chí là xử lý hình sự. Tùy vào mức độ nghiêm trọng, các biện pháp khắc phục có thể bao gồm việc khôi phục dữ liệu hoặc xóa bỏ thông tin đã sử dụng sai mục đích. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân thủ quy định pháp luật trong quản lý và xử lý dữ liệu.
Bảo vệ dữ liệu cá nhân là nội dung mới trong pháp luật Việt Nam, do đó việc triển khai nếu thiếu cẩn trọng có thể phát sinh những hệ quả bất lợi cho công ty trong tương lai. Theo quy định hiện tại, phía đơn vị kiểm soát/xử lý dữ liệu cá nhân là đơn vị có trách nhiệm chứng minh sự đồng ý của chủ thể dữ liệu.
Trường hợp Quý Công ty có nhu cầu rà soát, kiểm tra, nâng cao các tài liệu để việc tuân thủ của Công ty chặt chẽ hơn, hạn chế các rủi ro trong tương lai, chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ Quý Công ty với các tư vấn chuyên sâu hơn.
Xem thêm bài viết sau: Dữ liệu cá nhân nhạy cảm là gì? Chi tiết và ví dụ thực tế?
#NTH