Việc thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam là một trong những phương thức đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI) phổ biến. Văn phòng đại diện được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam và có vai trò quan trọng trong việc giúp các doanh nghiệp nước ngoài thăm dò thị trường, xây dựng mối quan hệ kinh doanh, và thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại. Với việc thành lập văn phòng đại diện, các công ty nước ngoài có thể tiếp cận thông tin thị trường một cách trực tiếp, nắm bắt cơ hội kinh doanh, và tạo tiền đề cho những bước phát triển lớn hơn trong tương lai tại thị trường Việt Nam. Vậy trình tự, thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện như thế nào? Hãy cùng Y&P Lawfirm tham khảo thông qua bài viết dưới đây:

1. Điều kiện cấp giấy phép

 Được thành lập và đăng ký theo pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật nơi đó công nhận;

- Đã hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày được đăng ký/thành lập;

- Thời hạn hoạt động của công ty nước ngoài phải còn ít nhất 01 năm trước ngày nộp hồ sơ, nếu trên Giấy đăng ký kinh doanh của công ty đó (hoặc loại giấy tờ khác có giá trị tương đượng) quy định thời hạn hoạt động;

- Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện nước ngoài phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia.

*Lưu ý: Công ty nước ngoài không được thành lập nhiều hơn 01 văn phòng đại diện có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (Căn cứ: Khoản 2 Điều 3 Nghị định 07/2016/NĐ-CP).

2. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Căn cứ quy định tại Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:

- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (Mẫu MĐ-1 ban hành kèm theo Thông tư 11/2016/TT-BCT);

- Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của công ty nước ngoài (phải tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự);

- Văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu VPĐD (bản dịch tiếng Việt và được chứng thực);

- Một trong những giấy tờ chứng minh sự tồn tại, hoạt động của công ty nước ngoài trong năm tài chính gần nhất:

• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán;
• Văn bản xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế/tài chính của công ty cổ phần nước ngoài;
• Giấy tờ khác có giá trị tương đương.

- Một trong các loại giấy tờ chứng thực cá nhân của Trưởng văn phòng đại diện:

• Nếu Trưởng văn phòng là người Việt Nam: Căn cước công dân/Hộ chiếu còn hiệu lực (Bản sao công chứng);
• Nếu Trưởng văn phòng là người nước ngoài: Hộ chiếu (bản dịch tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam).

- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện:

• Biên bản ghi nhớ (MOU)/thỏa thuận thuê địa điểm/bản sao tài liệu chứng minh công ty nước ngoài có quyền khai thác, sử dụng địa điểm dự kiến trụ sở văn phòng đại diện (Bản sao);
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện (Bản sao).

- Văn bản ủy quyền và bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân đối với người nộp hồ sơ được doanh nghiệp ủy quyền.

3. Trình tự thực hiện thủ tục

Bước 1: Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đầy đủ theo hướng dẫn tại mục 2 nêu trên

Toàn bộ hồ sơ cấp phép thành lập văn phòng đại diện do công ty mẹ ký và đóng dấu hồ sơ.

(Thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài - ảnh minh họa)

Bước 2: Nộp hồ sơ

- Cơ quan tiếp nhận và xử lý hồ sơ:

Theo Điều 5 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, tùy từng trường hợp, người làm thủ tục nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền cấp phép nơi dự kiến đặt văn phòng đại diện, trong đó:

Nếu văn phòng đại diện dự kiến đặt tại khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao: Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao;

Nếu địa chỉ văn phòng đại diện của công ty nước ngoài không thuộc khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao: Sở Công Thương cấp tỉnh/thành phố.

- Hình thức nộp: trực tiếp, nộp trực tuyến hoặc qua đường bưu điện.

Bước 3: Thời hạn trả kết quả hồ sơ

 Nếu hồ sơ chưa đầy đủ/hợp lệ thì trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền cấp phép ra thông báo yêu cầu công ty nước ngoài bổ sung. Việc bổ sung chỉ được thực hiện duy nhất 01 lần trong suốt quá trình giải quyết.

Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ ra thông báo cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Nếu hồ sơ bị từ chối cấp phép thì phải có văn bản nêu rõ lý do.

Bước 4: Khắc dấu tròn và đăng ký mẫu dấu của Văn phòng đại diện

Thủ tục khắc dấu được thực hiện tại Phòng Quản lý hành chính về trật tự an toàn xã hội của Công an tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính của Văn phòng đại diện.

Hồ sơ khắc dấu gồm:

• Bản sao có chứng thực Giấy phép thành lập văn phòng đại diện;
• Bản sao có chứng thực CCCD/Hộ chiếu của người đứng đầu VPĐD;
• Giấy ủy quyền thay mặt thực hiện thủ tục.

Thời hạn hoàn thành: 05 ngày làm việc.

Bước 5: Đăng ký cấp mã số thuế cho Văn phòng đại diện công ty

Hồ sơ cấp mã số thuế cho VPĐD phải được nộp cho cơ quan thuế trong vòng 10 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện.

Hồ sơ xin cấp mã số thuế gồm:

• Tờ khai đăng ký thuế
• Bản sao có chứng thực Giấy phép thành lập văn phòng đại diện
• Giấy ủy quyền thay mặt thực hiện thủ tục.

Thời hạn cấp mã số thuế: 05 – 07 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Để được tư vấn thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài miễn phí một cách toàn diện, Quý khách liên hệ Y&P Lawfirm

Công ty Luật TNHH Youth and Partners tự hào là đơn vị uy tín với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt tình Y&P sẽ tư vấn, hỗ trợ và thực hiện cùng bạn những thủ tục thành lập và sau thành lập. Giúp công ty tránh vướng phải những rắc rối không cần thiết. Nếu bạn còn bất kỳ vướng mắc nào trong khi thực hiện các thủ tục trên hoặc không có thời gian để tự mình thực hiện, hãy liên hệ đến Y&P, chúng tôi sẽ tư vấn miễn phí và hỗ trợ bạn một cách tận tình nhất.

-          Công ty Luật TNHH Youth & Partners

-          Địa chỉ: số 170 Nguyễn Văn Linh, phường Liên Bảo, thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc

-          Số điện thoai: 088 995 6888

-          Website: www.vinhphuclawyers.vn

Bài viết tham khảo: