I.Quy định chung về nội quy lao động
Tại Bộ luật lao động năm 2019 quy định như sau:
“ Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản.”
Nội quy lao động phải được hình thành bằng văn bản, không trái với các quy định của pháp luật và thoả ước lao động tập thể của doanh nghiệp (nếu có), bao gồm: thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; trật tự trong doanh nghiệp; an toàn lao động, vệ sinh lao động ở nơi làm việc, việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, kinh doanh của doanh nghiệp, các hành vi vi phạm kỉ luật lao động và các hình thức xử lí kỉ luật và trách nhiệm vật chất.
Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của ban chấp hành công đoàn cơ sở khi ban hành nội quy lao động, phải đăng kí nội quy tại cơ quan nhà nước về quản lí lao động. Nội quy lao động có hiệu lực pháp luật kể từ ngày được đăng kí hoặc khi đã hết thời hạn đăng kí mà cơ quan đăng kí không trả lời. Khi nội quy lao động có hiệu lực, người sử dụng lao động phải thông báo đến từng người lao động, niêm yết công khai những điểm chính tại những nơi cần thiết trong doanh nghiệp và phòng tuyển lao động. Nội quy lao động có thể được (hoặc buộc phải) sửa đổi, bổ sung hoặc huỷ bỏ khi cần thiết.
II, Khái niệm về nội quy lao động
Để điều hành mọi hoạt động trong doanh nghiệp thì cần phải ban hành nội quy lao động nó cũng là cơ sở để người sử dụng lao động thiết lập kỉ luật lao động, đồng thời căn cứ để người sử dụng lao động xử lí kỉ luật đối với người lao động có hành vi vi phạm nội quy.Vì vậy, nội quy lao động chính là sự thể hiện ý chí, định hướng cũng như phương pháp của nguời sử dụng lao động lĩnh vực quản lí lao động, khái niệm về nội quy lao động được hiểu như sau
"Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động có thẩm quyền ban quy định về các quy tắc xử sự mà người lao động phải tuân thủ khi tham gia quan hệ lao động, quy định về các hành vi vi phạm kỉ luật lao động, các hình thức xử lí kỉ luật tương ứng và quy định về trách nhiệm vật chất".
Vai trò của nội quy lao động là rất lớn, khi thực hiện theo đúng các điều trong nội quy lao động thì người lao động phần nào sẽ bảo vệ được quyền lợi cũng như không vi phạm những yêu cầu của chủ lao động. Những quy định trong nội quy thì chủ lao động phải nghiêm túc tôn trọng, trong một góc độ nào đó nội quy lao động cũng góp phần hạn chế sự lạm quyền trong đơn vị lao động.
III. Quy định về nội quy lao động
– Về chủ thể ban hành, phạm vi áp dụng và hình thức nội quy lao động: Chủ thể có thẩm quyền ban hành nội quy lao động là người sử dụng lao động. Mục đích của việc ban hành này là nhằm để người sử dụng lao động tự thiết lập và duy trì kỷ luật lao động trong đơn vị hướng đến mục đích nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả của quá trình lao động sản xuất, kinh doanh. Việc trao quyền ban hành nội quy lao động cho người sử dụng lao động chính là sự hiện thực hóa quyền tự chủ trong lĩnh vực tổ chức và quản lý lao động của người sử dụng lao động được quy định tại khoản 2 Điều 4 BLLĐ.
– Về nội dung của nội quy lao động: Nội quy lao động bao gồm 5 nội dung chủ yếu. Các nội dung này, cũng như những yêu cầu chung về nội dung nội quy lao động, về cơ bản không thay đổi so với quy định trước đây và được hướng dẫn cụ thể trong văn bản dưới luật. Quy định như vậy sẽ giúp đơn vị sử dụng lao động có cơ sở ban hành nội quy lao động theo các nội dung thống nhất, đồng thời phù hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị. Ví dụ, nội dung về “Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi”, người sử dụng lao động có thể quy định các vấn đề như: thời giờ làm việc bình thường trong 1 ngày, trong 1 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ ngắn ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hàng tuần; nghỉ hàng năm; nghỉ về việc riêng; nghỉ không hưởng lương…
Ngoài những nội dung chủ yếu mà BLLĐ quy định, người sử dụng lao động có thể quy định thêm trong nội quy lao động những nội dung khác như chế độ khen thưởng do chấp hành đúng nội quy, những trường hợp miễn trừ kỷ luật, miễn giảm trách nhiệm vật chất… Hoặc có thể tách một nội dung nào đó thành bản quy tắc riêng áp dụng cho một hoặc một số bộ phận trong đơn vị. Hoặc người sử dụng lao động có thể xây dựng những bản nội quy lao động riêng áp dụng cho một hoặc một số bộ phận trong đơn vị. Tuy nhiên, dù nội quy lao động chỉ bao gồm các điều khoản chủ yếu hay bổ sung thêm các điều khoản khác, thì người sử dụng lao động phải bảo đảm rằng các nội dung của nội quy lao động không được trái với quy định của pháp luật về lao động, thỏa ước lao động tập thể (nếu có) và quy định khác của pháp luật có liên quan.
IV. Về thủ tục đăng ký nội quy lao động mới nhất
Căn cứ Điều 119, Điều 120 BLLĐ năm 2019;
Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP và Quyết định số 338/QĐ-LĐTBXH, việc đăng ký nội quy lao động sẽ được tiến hành như sau:
* Về hồ sơ đăng ký nội quy lao động:
Người sử dụng lao động động phải chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm:
- Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
- Nội quy lao động;
- Văn bản góp ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;
- Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).
* Nơi nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động:
Nộp tại một trong các cơ quan sau:
- Cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân (UBND) cấp tỉnh: Sở Lao động - Thương binh và Xã hội;
- Cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh ủy quyền): Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội.
* Trình tự, thủ tục đăng ký nội quy lao động:
Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động
- Thời hạn: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động.
- Cách thức nộp: Một trong 03 hình thức sau:
+ Nộp hồ sơ qua cổng thông tin Dịch vụ công trực tuyến cơ quan chuyên môn về lao động;
+ Nộp hồ sơ trực tiếp;
+ Nộp hồ sơ qua đường bưu điện.
Bước 2: Cơ quan chuyên môn về lao động xem xét, tiếp nhận hồ sơ
- Thời hạn: 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ.
- Nếu nội dung nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan tiếp nhận hồ sơ thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại nội quy lao động.
Lưu ý: Người sử dụng lao động có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì phải gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.
* Hiệu lực của nội quy lao động:
- Nội quy lao động phải đăng ký: Có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày Sở Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội (được ủy quyền) nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.
- Nội quy lao động không phải đăng ký (trường hợp sử dụng dưới 10 người lao động): Hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động.
* Về việc đăng ký lại nội quy lao động khi có sửa đổi
Trước đây, theo khoản 5 Điều 28 Nghị định 05/2015/NĐ-CP hướng dẫn thi hành BLLĐ năm 2012, trường hợp sửa đổi, bổ sung nội quy lao động đang có hiệu lực, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở và thực hiện đăng ký lại nội quy lao động.
Tuy nhiên, hiện nay, tại khoản 3 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn BLLĐ năm 2019 này, khi sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
Ngoài ra, Nghị định này và BLLĐ năm 2019 không có quy định nào đề cập đến việc phải đăng ký lại nội quy lao động khi sửa đổi. Do đó, người sử dụng lao động không bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký lại nội quy lao động khi sửa đổi, bổ sung.
Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần đảm bảo nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan (theo khoản 2 Điều 118 BLLĐ năm 2019).
Trên đây là quy định về nội quy lao động mới nhất có hiệu lực và thủ tục đăng ký nội quy lao động mà Công ty Luật TNHH Youth & Partners đã cập nhật, cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi.
BDM