1. Home
  2. Kiến thức pháp lý
  3. Hỏi đáp luật sư

Thời gian bảo quản, lưu giữ hồ sơ nhân viên sau khi nghỉ việc

Hỏi đáp luật sư

Câu hỏi: 

Anh Thưởng, Trưởng Phòng Nhân sự Công ty Bánh Kinh Đô có hỏi:

Chào Luật sư, Hiện công ty mình đang có 1 vấn đề là lưu giữ hồ sơ của nhân viên sau khi nghỉ việc từ trước đến nay và chưa huỷ bất kì hồ sơ nào (không phải doanh nghiệp nhà nước và được thành lập hơn 20 năm nay). Việc này khiến kho hồ sơ trở nên chật chội hơn bao giờ hết. Hiện tại, mình tìm hiểu thì trong thông tư 09/2011 của Bộ Nôi vụ có đề cập đến điểm “hợp đồng lao động vụ việc” có thời hạn lưu trữ là 5 năm kể từ ngày nhân viên nghỉ việc. 

Vậy có phải tất cả những hồ sơ, tài liệu liên quan đến nhân viên nghỉ việc này đều có thể được phép huỷ sau khi nhân viên đã nghỉ từ đủ 5 năm hay không? 

Rất mong Luật sư tư vấn.

Trả lời:

Chào anh Thưởng,

Cám ơn anh đã gửi câu hỏi, xin phép có những chia sẻ như sau:

I. Bàn về đối tượng áp dụng của Thông tư 09/2011

Về quy định bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu cho các Công ty ngoài quốc doanh, đặc biệt là các DN FDI thì hiện tại hành lang pháp lý tại Việt Nam chưa rõ ràng. Cục văn thư lưu trữ thì cho rằng các quy định về văn thư, lưu trữ không áp dụng cho các DN FDI (như hình ảnh sau đây, xin phép che tên DN vì yếu tố bảo mật).

Tuy nhiên, Chi cục văn thư lưu trữ Sài Gòn thì lại cho rằng các DN FDI cũng thuộc đối tượng điều chỉnh của các văn bản này (anh có thể tham khảo Công văn phía chi cục trả lời 1 DN FDI qua đường link bên dưới). 
Dưới góc độ 1 người làm luật, cá nhân tôi cho rằng hiện các văn bản về văn thư, lưu trữ chưa áp dụng cho các DN nước ngoài, bởi khi đọc qua các văn bản này thì ta thấy:
1. Toàn văn của các văn bản không có 1 từ nào nhắc đến "Người lao động",
2. Khi nhắc tới phần hồ sơ nhân viên thì cũng chỉ nhắc tới hồ sơ gốc của cán bộ, công chức, viên chức; không có dòng nào về hồ sơ của NLĐ
3. Rất nhiều các nội dung khác, chủ yếu quy định cho các cơ quan, tổ chức, DN nhà nước

II. Bàn về thời gian lưu trữ

Không bàn tới việc mình có thuộc đối tượng áp dụng hay không, nhưng các DN FDI hoàn toàn có thể vận dụng các quy định trên để áp dụng cho DN của mình.
Về thời hạn lưu trữ thì hiện tại pháp luật quy định mỗi ngành, lĩnh vực lại có thời hạn lưu trữ tài liệu khác nhau, ta có thể thấy các lĩnh vực Ngân hàng, Y tế, Khoa học công nghệ.. đều đã ban hành những Thông tư riêng để quy định về thời hạn lưu trữ tài liệu của riêng ngành mình. Theo đó, các DN sẽ xem xét áp dụng vs lĩnh vực nào gần, liên quan tới mình nhất. Về cơ bản thì các DN có thể áp dụng thông tư 09/2011 như anh có trích dẫn.

III. Bàn về Hợp đồng lao động

Trong Thông tư 09 nhắc tới cụm "Hợp đồng lao động vụ việc" sẽ có thời hạn bảo quản là 5 năm.

Thời điểm đó Bộ luật lao động 1994, sửa đổi bổ sung 2002, 2006, 2007 vẫn đang có hiệu lực và các loại hợp đồng cũng được xác định giống hệt như BLLĐ 2012, theo đó thì có 3 loại: 

- Hợp đồng lao động xác định thời hạn từ 12-36 tháng, 

- Hợp đồng không xác định thời hạn, và 

- Hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo 1 công việc nhất định dưới 12 tháng. 

Theo tôi nghĩ thì không thể áp dụng bảo quản 5 năm cho mọi loại hợp đồng được. Có lẽ, thời hạn bảo quản 5 năm chỉ áp dụng cho hợp đồng theo 1 công việc nhất định (loại 3 như trích ở trên). Mặt khác, tại Thông tư 43/2011 về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu trong lĩnh vực ngân hàng thì hơp đồng lao động cũng được chia thành 2 loại: ngắn hạn bảo quản 5 năm, dài hạn bảo quản 10 năm. Điều này càng củng cố cho nhận định không áp dụng thống nhất 1 loại thời hạn cho tất cả các hợp đồng như trên.
Như vậy, theo các căn cứ đã trích dẫn ở trên, có lẽ các DN cần vận dụng khéo léo các quy định hiện hành để áp dụng cho DN mình. Trước khi có các hướng dẫn mới thì quan điểm của tôi là:
1. Các loại hợp đồng theo 1 công việc nhất định (vụ việc), mùa vụ dưới 12 tháng (thời vụ): lưu trữ 5 năm

2. Các loại hợp đồng xác định thời hạn, không xác định thời hạn: lưu trữ tối thiểu 10 năm hoặc lâu hơn nữa (chờ có hướng dẫn cụ thể). 

3. DN nên tìm cách số hóa tất cả các hồ sơ, tài liệu để bảo đảm có nguồn tài liệu tham khảo, trích xuất nhanh chóng khi cần.
Thêm nữa, trong Thông tư chỉ nhắc tới việc hủy Hợp đồng lao động, còn hồ sơ thì không, thậm chí hồ sơ gốc của cán bộ, công chức, viên chức còn bảo quản vĩnh viễn. Do vậy, tôi không nghĩ rằng anh có thể hủy tất cả hồ sơ nhân viên.
BRs!

Tham khảo: http://ccvtlt.sonoivu.hochiminhcity.gov.vn/viewtintuc/phuc-dap-ve-thoi-han-bao-quan-va-luu-tru-ho-so-nhan-vien-2205.html?fbclid=IwAR11hL3Jhe95fOXoToifRK-T1-7kTOA3e99JX6btqFy4Uqvj7xjM5iIAyj8


HÃY GỌI 088 995 6888 ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN MIỄN PHÍ
Công ty Luật TNHH Youth & Partners
Thời gian – Tận tâm – Tận lực
Hotline: (+84) 88 995 6888
Email: thanhnv@vinhphuclawyers.vn | vinhphuclawyers.vn
Địa chỉ: 174 Nguyễn Văn Linh, Liên Bảo, Vĩnh Yên, Vĩnh Phúc